Datenschutzhinweise
Sortiiie-Desktop
Stand: 30. September 2026
Verantwortlichkeit und Kontakt
Anbieter und Verantwortlicher für eigene Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und Betriebsdaten ist die MiteinanderWerk UG (haftungsbeschränkt), Hindenburgstraße 17, 73728 Esslingen, E-Mail: kontakt@miteinanderwerk.de. Vertretungsberechtigt sind Carolin Ayashi und Dominik Reichle. Für die fachlichen Klientenakten entscheidet grundsätzlich die einsetzende Organisation beziehungsweise der Berufsbetreuer über Zwecke und Umfang der Verarbeitung. MiteinanderWerk stellt dafür die technische Verarbeitung im Rahmen der geltenden Auftragsverarbeitungsvereinbarungen bereit. Betroffenenanfragen können an uns und an die zuständige Organisation beziehungsweise den Berufsbetreuer gerichtet werden.
Geltungsbereich und Daten
Diese Hinweise gelten für die Browser-Anwendung unter sd.miteinanderwerk.de. Verarbeitet werden Konto- und Sitzungsdaten, Organisations-, Standort- und Mitarbeiterzuordnungen, Klientenstammdaten einschließlich Anschrift, Beratungsnotizen sowie Angaben zu freigegebenen Akten, Ordnern und Dokumenten. Je nach eingegebenen Inhalten können Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die eigenen Konto- und Vertragsdaten dienen der angeforderten Bereitstellung und Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), notwendige Sicherheits- und Betriebsdaten dem sicheren Betrieb und der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); gesetzliche Pflichten können Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO begründen. Bei Beschäftigtenkonten oder sonstigen Nutzern, die nicht selbst Vertragspartei sind, ist die jeweilige Rolle gesondert zu berücksichtigen. Die fachlich verantwortliche Organisation beziehungsweise der Berufsbetreuer legt die Rechtsgrundlage für Klientenunterlagen fest, einschließlich einer erforderlichen Voraussetzung nach Art. 9 DSGVO. Das Eingeben eines Freigabecodes ersetzt diese rechtliche Prüfung nicht.
Anmeldung und Sitzungen
Die Anmeldung und Kontofunktionen nutzen Supabase. Die Berechtigung wird serverseitig geprüft. Ein technisch erforderliches, vor JavaScript-Zugriff geschütztes Sitzungscookie hält die Anmeldung aufrecht. Die Browser-Anmeldung endet spätestens nach zwölf Stunden; danach ist eine erneute Anmeldung notwendig. Abgebrochene Anmeldevorgänge werden nach zehn Minuten ungültig. Hintergrundabfragen verlängern die Höchstlaufzeit nicht. Die lokale Abmeldung und das Verwalten des zentralen MiteinanderWerk-Kontos sind unterschiedliche Vorgänge.
Freigaben und Widerruf
Eine persönliche Sortiiie-Akte wird über einen vom App-Nutzer bereitgestellten Freigabecode zugänglich. Die jeweils eingerichtete Freigabe und ihre Gültigkeit bestimmen den Zugriff. Eine zeitlich begrenzte Freigabe endet bei Ablauf oder vorzeitiger Beendigung. Der Zugriff wird an die berechtigte Person und die jeweilige Freigabe gebunden. Ein Widerruf verhindert weitere über diese Freigabe erlaubte Zugriffe. Bereits heruntergeladene, gedruckte oder anderweitig exportierte Kopien können dadurch nicht zurückgerufen werden.
Dokumentimport, Bearbeitung und Unterschriften
Beim Hochladen werden PDF-Dateien und Angaben wie Dokumentname, Dokumentart, Absender, Dokumentdatum, vorhandener Zielordner und gegebenenfalls Erinnerung verarbeitet. Vorschläge aus PDF-Text werden im Browser ermittelt; für diese Vorschläge wird kein externer KI-Dienst aufgerufen. Die Angaben können vor dem Hochladen geändert werden. Neue Ordner werden über die Sortiiie-App angelegt. Bei einer Unterschriftsanforderung werden Dokument, Positionen der Unterschriftsfelder, Auftragskennung und Bearbeitungsstatus verarbeitet und dem berechtigten App-Nutzer bereitgestellt. Nach erfolgreicher Unterzeichnung ersetzt die unterschriebene Fassung das ursprüngliche Dokument im aktiven Dokumentbestand. Bereits bestehende Sicherungen und exportierte Kopien werden dadurch nicht sofort überschrieben. Hinweise an die Sortiiie-App verwenden deren Benachrichtigungsdienste; hierzu gelten ergänzend die Sortiiie-App-Datenschutzhinweise.
Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU
Die Browser-Anwendung und zugehörige Serverkomponenten werden auf Hetzner-Infrastruktur betrieben. Supabase wird für Anmeldung und Kontodienste sowie strukturierte Organisations- und Beratungsdaten eingesetzt. Berechtigte Nutzer erhalten nur die für ihre jeweilige Rolle beziehungsweise Freigabe zugänglichen Daten. Anbieter von Kontodiensten können technische Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten oder von dort zugreifen. Maßgeblich sind die vereinbarten Auftragsverarbeitungsbedingungen und geeignete Garantien, etwa ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Informationen zu konkreten Empfängern und Garantien können unter kontakt@miteinanderwerk.de angefordert werden. Es wird keine Zusicherung abgegeben, dass alle Kontodaten ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden.
Speicherung, Löschung und Sicherungen
Klienten- und fachliche Daten werden für den vom fachlich Verantwortlichen festgelegten Zweck gespeichert; gesetzlich erforderliche Aufbewahrung ist dabei zu berücksichtigen. Eine nicht mehr erforderliche Verarbeitung ist zu beenden und die Löschung zu veranlassen. Klienten- und Beratungsdaten der Organisation sind von den Dokumenten im Konto des freigebenden Sortiiie-App-Nutzers getrennt. Das Löschen eines Klienteneintrags ersetzt deshalb keine Löschung dieser App-Dokumente. Anzeige- und Uploaddateien werden vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet. Fehlgeschlagene Uploads können bis zum erneuten Versuch oder Schließen der Seite vorgehalten werden. Sicherungskopien haben einen eigenen Rotationszyklus; eine operative Löschung bedeutet keine sofortige Entfernung aus allen Sicherungen. Bei einer Wiederherstellung müssen zwischenzeitliche Löschungen vor erneuter Nutzung berücksichtigt werden. Technische Protokolle werden zweckgebunden für Betrieb und Sicherheit vorgehalten. Konkrete Auskunft zur Speicherung der eigenen Daten und deren Löschung kann über den genannten Kontakt verlangt werden.
Ihre Rechte
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Bei fachlichen Klientenakten kann die einsetzende Organisation beziehungsweise der Berufsbetreuer zuständig sein; wir unterstützen im Rahmen unserer Rolle. Die beschriebenen Importvorschläge treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.
Ergänzende Informationen
Allgemeine Datenschutzerklärung und Sortiiie-App · Supabase-Datenschutz · Impressum